이번에는 도서관 업무에 있어 업체로부터 책을 구매할 때 알아두어야 할 계약의 종류에 대하여 자료를 만들고자 한다. 본 내용은 도서관 외에도 지자체의 계약과도 관련된 내용이며, 물품거래 계약의 종류와 특징에 대해 궁금한 사람에게 간략하게나마 도움이 될 것이다.

계약의 종류는 공사계약, 물품제조구매계약, 용역계약 등 대상이 다양하고 그 하위의 계약도 무수히 많다. 그중에서 이번에 다루고자 하는 내용은 물품제조구매계약의 일부를 소개할 것이다.

도서관, 지자체의 계약 종류

도서관, 지자체의 물품제조구매계약 종류

물품제조구매계약과 이와 관련된 계약의 종류를 정리한 이미지는 위의 모습과 같다. 특히 계약 체결형태의 수가 매우 다양한데, 그중 도서관에서 자주 채택되어 사용되는 대표적인 계약 2가지만 선정하여 정리하였다.

경쟁형태는 크게 경쟁입찰계약과 수의계약으로 나뉘고 다시 그 하위의 다양한 계약형태가 존재하는데, 이에 대한 내용들을 지금부터 하나씩 정리해보고자 한다.

1. 계약 체결형태

연간 총액단가계약

수시로 계약할 것인가? 1년에 한 번씩 할 것인가?

연간 총액단가계약은 구입액 전체를 기준으로 연도별로 단가를 결정하고 계약하는 방법이다. 도서관 측에서 구입할 도서 목록을 납품업체에 수시로 발주 요청하면 업체는 해당 도서를 납품하고 연말에 한 번에 총액을 정산하게 된다.

이 계약의 장점으로는 책을 구입하기 위한 계약을 1년에 한 번만 하면 되므로 인력의 낭비를 줄일 수 있으며, 한 업체와 거래를 유지하며 신뢰감을 형성할 수 있고 신착자료를 구입할 때 효과가 극대화된다.

단점은 선정된 업체가 부실할 경우 도서 납품이 지연되거나 문제가 생겨 도서관 이용자의 불만이 발생할 수 있으며, 연간 총액단가가 낮으면 주문도서의 실적이 저조하게 나타날 수 있다.

건별 단가계약

번거롭지만 경쟁력 강화

건별 단가계약은 책을 구입할 때마다 도서를 납품하는 업체를 매번 선정하고 입찰하는 방법이다. 구매부서는 입찰서 제출 마감일의 전일 기준으로 7일 전에 입찰을 공고해야 한다.

건별 단가계약의 장점은 도서 구입 시마다 업체를 선정하여 다수의 업체에게 입찰 기회가 열리며, 다양한 업체의 참여를 유도하고 투명한 경쟁을 할 수 있게 하는 것에 있다.

단점으로는 계약을 수시로 해야 하는 번거로움 때문에 행정력의 낭비가 초래되며, 납품의 소요시간이 증가해 결과적으로 도서를 입수하는 시간이 느려진다. 또한, 업체가 자주 바뀌면 MARC 작업 등 목록의 일관성이 떨어지게 된다.

2. 경쟁형태

수의계약

도서관에서 임의로 납품업체를 고른다

먼저 상당수의 도서관이 채택하고 있는 수의계약은 경쟁이나 입찰 없이 납품업체를 임의로 선정하는 계약을 말한다. 다만 법령에 의해 5천만 원 이하로 금액을 제한함으로써 잘못된 남용을 방지하고 있으며, 2천만 원 이하일 때는 1인의 견적서 제출만으로도 수의계약이 가능하다.

수의계약의 장점으로는 도서의 구입절차가 간소하며 신속하게 계약을 체결할 수 있다는 것이다. 또한 임의로 선정하기 때문에 적합하지 않은 업체는 사전에 배제하여 도서관 측에 유리한 방향으로 계약이 진행될 수 있다.

그러나 단점으로는 경쟁을 하지 않고 계약하기 때문에 소위 ‘갑질’ 등 악용될 우려가 있으며, 외압이 작용하면 원치 않는 업체와 계약을 진행하게 될 수 있다.

경쟁입찰계약

치열한 업체간 경쟁

경쟁입찰계약은 수의계약보다 더욱 많은 도서관이 채택하고 있는 계약형태이다. 이는 입찰에 참여한 여러 업체 중 최저가로 납품하기로 제시한 업체를 선정하여 계약을 체결하는 방식이다. 보통 일반경쟁, 제한경쟁, 지명경쟁으로 구분할 수 있으며, 지자체의 경우는 통상 일반경쟁을 기본원칙으로 한다.

경쟁입찰계약의 장점은 입찰 과정에 있어 공정성을 확보할 수 있으며 최저가로 제시한 업체를 선정하기 때문에 예산을 절약하는 효과를 기대할 수 있다. 또한, 많은 업체가 납품계약 기회를 얻을 수 있다.

하지만 단점으로 공고부터 계약까지 기간이 길어지게 되는데, 이는 신간을 입수하여 서가에 배가하기 까지 오랜 시간이 걸리는 문제가 있다. 또한, 부적격 업체를 사전에 거를 수 없어 납품도서의 질이 저하될 우려가 있으며, 업체가 자주 바뀔 경우 업무절차와 방식도 함께 바뀌므로 불편이 따르게 된다.

3. 낙찰자 결정방법(물품)

최저가 낙찰제

철저하게 낮은 단가 위주로 판단

먼저 최저가 낙찰제란 입찰에 참여한 다수의 업체 중 가장 낮은 단가를 작성한 업체를 계약 대상으로 선정하는 방식이다. 단, 도서정가제로 인해 도서보다는 물품, 프로그램 구입 등에 더 적합한 방식이다.

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이 계약의 장점으로는 업체들의 가격경쟁을 통해 도서 또는 물품 구입 예산을 절감할 수 있으며, 도서관 측의 구매력이 증가하게 된다. 이는 낮은 단가로 자료를 추가로 입수할 여력이 증가하는 결과로 이어진다.

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그러나 단점을 꼽자면 단순히 낮은 가격을 제시한 업체가 유리하기 때문에 납품의 질이 떨어질 우려가 있으며, 업체가 도산하거나 영세한 경우 납품 기간이 길어지거나 미납이 발생할 수 있다.

협상계약

업체의 능력 위주 평가

협상계약이란 참여한 다수의 업체와 협상을 진행하여 기술력, 납품가 등 도서관에 유리한 방향으로 진행될 가능성이 높은 업체와 계약을 진행하는 방법이다.

이 계약방법의 장점은 참여 업체의 기술능력을 중요시함으로써 빠른 납품과 정확한 서지정보를 기대할 수 있다는 것이다.

그러나 단점으로 평가위원회를 구성하기가 어려우며, 도서관의 요구조건을 만족할 수 있는 업체가 많지 않아 입찰이 취소될 수 있다. 또한, 기술력을 갖춘 특정 소수업체에 계약이 집중될 우려가 있는데, 이 경우 하청의 재하청 등 또 다른 문제를 야기하며 질적 저하를 일으킬 수 있다.

그 외 계약

이외에도 최저가로 입찰된 업체 중 계약이행에 따른 적격심사를 통과한 업체를 선정하는 적격심사 낙찰제, 입찰가와 품질을 종합적으로 판단하여 업체를 선정하는 종합낙찰제, 수요물량을 맞춰줄 수 있는 업체를 선정하는 희망수량입찰제 등이 있다.

이상으로 도서관에서 자료를 구입할 때 주로 사용되는 계약의 종류와 그 장단점에 대하여 알아보았다. 고민할 사항으로는 계약을 수시로 할 것인지, 1년에 한 번 할 것인지 정하는 것과 참여하는 업체들의 경쟁 여부, 그리고 최종 결정을 위해 무엇을 기준으로 할 것인지를 생각해봐야 한다.

계약의 종류가 워낙 많고 중요하게 다루어야 할 문제이기 때문에 처음에 복잡하게 느껴질 수 있겠지만 자주 이용되는 계약에 대한 특징을 먼저 파악해두면 하나씩 쉽게 풀어갈 수 있을 것이다.